Podpis elektroniczny – jak go wyrobić? Czy jest przydatny w pracy tłumacza przysięgłego?

Od kilku lat załatwianie spraw w urzędach nie musi wiązać się z kilkugodzinnym oczekiwaniem w kolejce do kolejnych okienek, a szereg spraw można załatwić przez internet. Takie ułatwienia jak Profil Zaufany i podpis elektroniczny umożliwiają sprawniejsze i mniej męczące załatwianie wszelkich formalności, dzięki czemu obywatele mogą sobie pozwolić na coraz dalej posuniętą pracę zdalną. Jednak podpis elektroniczny jak wyrobić i do czego służy to rzeczy, o których wiemy naprawdę niewiele, a przedstawiciele wielu profesji wciąż są pełni wątpliwości. Jak podpis elektroniczny wpływa na zawód tłumacza przysięgłego? Czy jest niezbędny do uwierzytelniania przekładu?

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny, jak sama nazwa wskazuje, jest sposobem uwierzytelniania dokumentów przez obywatela. Przy wykonywaniu podpisu generowany jest jednorazowy token, który umożliwia w pełni bezpieczne, niepodrabialne szyfrowanie danych. W odróżnieniu od bezpłatnego Profilu Zaufanego (dzięki któremu możliwe jest załatwienie spraw dotyczących firmy, zmiana danych, załatwianie spraw w ZUS i podgląd deklaracji podatkowej), podpis kwalifikowany (zwany również elektronicznym) jest płatny.

Podpis elektroniczny jak wyrobić i do czego służy?

Chociaż niemal połowa Polaków słyszała o podpisie elektronicznym, to jednak wciąż istota tego mechanizmu pozostaje wielką tajemnicą. Mało kto zdaje sobie sprawę z możliwości tego narzędzia – a niewielka popularność przekłada się na spowolnienie procesu przejścia na dane cyfrowe!

Podpis elektroniczny jest narzędziem, które umożliwia podpisywanie elektroniczne takich dokumentów jak te wykorzystywane w korespondencji:

  • firmowej,
  • administracyjnej,
  • prywatnej.

Przykładowe czynności, które możemy wykonać za pomocą podpisu elektronicznego to:

  • składanie e-deklaracji podatkowych,
  • podpisywanie umów,
  • podpisywanie faktur,
  • składanie e-deklaracji ZUS,
  • składanie dokumentów do organów administracji publicznej.

Podpis elektroniczny jak wyrobić?

Chociaż na wstępie piszemy, że podpis elektroniczny jest płatny, to jednak warto uściślić, że nie jest to do końca prawda. Uzyskanie bezpłatnego podpisu elektronicznego jest jak najbardziej możliwe, jednak w korespondencji z urzędami wymagany jest tzw. bezpieczny podpis elektroniczny, czyli podpis generowany przez jedną z firm certyfikowanych przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Podpisy elektroniczne wydawane przez firmy poświadczone przez NCCert zapewniają gwarancję bezpieczeństwa, a każda ingerencja w dane użytkownika jest odnotowywana (a więc zauważalna).

Aby uzyskać bezpieczny podpis elektroniczny, wystarczy uiścić odpowiednią opłatę u jednego z certyfikowanych wydawców podpisu elektronicznego:

  • EuroCert,
  • Enigma S.O.I.,
  • Krajowej Izbie Rozliczeniowej,
  • Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych,
  • Unizeto Technologies.

Czy podpis elektroniczny ma rangę podpisu własnoręcznego?

Zgodnie z obowiązującym prawem, podpis kwalifikowany ma taką samą moc prawną, co podpis własnoręczny. Oznacza to, że podpis elektroniczny musi być honorowany przez każdą instytucję w Polsce (a także musi być odpowiednio chroniony, bowiem wykorzystany przez osoby trzecie zachowuje swoją moc sprawczą).

Podpis elektroniczny w pracy tłumacza przysięgłego – czy jest to istotne narzędzie?

Podpis elektroniczny jak wyrobić to jedno – ale znacznie ważniejszym pytaniem jest to, jak można go zastosować w praktyce. Wielu tłumaczy przysięgłych zadaje sobie pytanie, czy podpis kwalifikowany można wykorzystać przy uwierzytelnianiu tłumaczeń. Dlatego właśnie warto zajrzeć do ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego i artykułu uściślającego kwestię poświadczania przekładów:

Art. 18. 1. Do poświadczania tłumaczeń oraz poświadczania odpisów pism wydawanych w formie pisemnej tłumacz przysięgły używa pieczęci, zawierającej w otoku jego imię i nazwisko, a w środku wskazanie języka, w zakresie którego ma uprawnienia, oraz pozycję na liście tłumaczy przysięgłych, o której mowa w art. 6 ust. 2. Pieczęć zamawia, na koszt tłumacza przysięgłego, Minister Sprawiedliwości w Mennicy Polskiej.

1a. Tłumacz przysięgły może, za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, poświadczyć tłumaczenie lub odpis pisma w postaci elektronicznej. Poświadczenie odpisu pisma w postaci elektronicznej może być dokonane tylko na podstawie oryginału, tłumaczenia lub odpisu dokumentu w formie pisemnej.

Widać więc wyraźnie, że podpis elektroniczny może pełnić istotną rolę w pracy tłumacza przysięgłego. Elektroniczny odpowiednik sygnatury może zastępować fizyczny podpis i pieczęć, o ile posługujemy się certyfikowanym podpisem kwalifikowanym (a więc wydanym przez jedną z 5 instytucji posiadających certyfikat NCCert).

Podpis elektroniczny jak wyrobić – to już wiemy. Ale dlaczego warto postawić na podpis elektroniczny w pracy tłumacza przysięgłego?

  1. Powoduje takie same skutki prawne jak tradycyjna pieczęć i podpis – nie trzeba martwić się o skutki prawne, wystarczy zadbać o ważność certyfikatu.
  2. Daje możliwość pracy zdalnej – tłumacz posiadający certyfikowany podpis elektroniczny może dokonywać poświadczenia tłumaczenia w formie elektronicznej.
  3. Możliwość zdobycia nowych klientów – wielu klientów najchętniej otrzymałoby tłumaczenie przysięgłe wprost na skrzynkę mailową. A ze względu na to, że jest to wciąż niszowy rynek, możliwość przesyłania akt przez internet otwiera nowe możliwości!
  4. Objęcie całego dokumentu ochroną podpisu kwalifikowanego – w odróżnieniu od analogowych metod, dokumenty poświadczone elektronicznie nie wymagają parafki na każdej stronie.

  5. Możliwość uniknięcia obowiązku przechowywania dokumentów w formie papierowej – dokumenty poświadczone elektronicznie można przechować w jednym folderze w komputerze lub na twardym dysku.
  6. Możliwość identycznego rozpoznania tłumacza – podpis elektroniczny jest takim samym wyróżnikiem tłumacza przysięgłego, co pieczęć i umożliwia natychmiastową identyfikację urzędnika.

Czy podpis elektroniczny jest przyszłością zawodu tłumacza przysięgłego?

Nie bez powodu coraz więcej tłumaczy przysięgłych wyszukuje w internecie frazę „podpis elektroniczny jak wyrobić”. Bez dwóch zdań, podpis kwalifikowany jest przyszłością – wraz z coraz dalej postępującą cyfryzacją administracji publicznej, z czasem może się okazać, że analogowe narzędzia odejdą całkowicie w zapomnienie. W dodatku korespondencja internetowa umożliwia skrócenie czasu realizacji tłumaczenia: klient może otrzymać gotowy tekst drogą mailową i od razu przesłać do odpowiedniego urzędu. I nie powinno nas dziwić, że już niedługo podpis elektroniczny stanie się domyślnym standardem.